Communicatie binnen de vereniging is van levensbelang. Het is goed om leden het gevoel te geven dat er dingen gebeuren en je wilt zoveel mogelijk leden wijzen op en soms herinneren aan activiteiten en opleidingen. Te weinig communcatie is niet ok maar we moeten ook uitkijken dat we niet teveel gaan communiceren. In de praktijk blijkt vaak dat teveel communiceren net zo slecht is al te weinig communiceren. Een delicate balans. Daarom wil ik een poging wagen om communicatie binnen Gejo zoveel mogelijk te stroomlijnen omdat het gevaar op de loer ligt dat we mensen overvoeren met informatie…

Feitelijk hebben we vier manieren van communiceren met de leden

  • Ten eerste natuurlijk mondeling. Heel belangrijk en niet te onderschatten. Een persoonlijke vraag of mensen het leuk vinden om ergens aan mee te doen is veelal veel effectiever dan email, Facebook of website.
  • Email is een handige manier om er zeker van te zijn dat je iedereen bereikt. We hebben van alle leden het emailadres en je kunt er vanuit gaan dat ze die met enige regelmaat lezen
  • Facebook kan op twee manier effectief zijn in de communicatie. Er is een besloten groep waarvan alleen de leden de boodschap kunnen zien en er is een algemene pagina die iedereen kan zien. Ik kom later terug op de verschillende manier waarop je dit effectief kan gebruiken
  • De website. Is voor iedereen toegankelijk en een goeie manier om ons als club te presenteren. Daarnaast een handig platform om nieuws en activiteiten te publiceren

Om effectief te communiceren zou ik het volgende voor willen stellen

  • Mocht je nieuws te melden hebben dat geen bloedspoed heeft (voorbeeld het wrakduiken op 2 september, de notulen van de ALV of het biologieweekend in september) stuur dan een mail naar Suzan en Willem. Die gaan elke 5 á 6 weken een nieuwsbrief maken waarin je bericht meegenomen kan worden. Dit is de beste en meest gewenste manier van communiceren. Alle het nieuws bij elkaar en makkelijk te consumeren.
  • Mocht er haast zijn met het bericht (zoals bijvoorbeeld met de laat beschikbaar gekomen informatie over de onderwaterhockey clinic) dan kun je er een extra mailtje aan wagen. Als je dat wilt doen, sluit het dan wel even kort met andere mensen zodat je eventueel berichten kunt bundelen. Voorbeeld: het bericht van Peter over het plaatsen van het platform had prima mee gekund in de mail over de onderwaterhockey clinic. Probeer dit tot een minimum te beperken.
  • Als je een bericht op Facebook wilt plaatsen heb je twee keuzes:
    • Via de besloten groep
    • Of via de openbare pagina

Via de besloten groep kun je makkelijk en snel een bericht versturen naar een deel van de leden. Houdt er echter wel rekening mee dat een deel van de leden geen Facebook heeft (bijvoorbeeld de nieuwe 1* zijn nog niet allemaal toegevoegd) en dat een toenemend deel van de leden die wel Facebook hebben, dit steeds minder gebruiken. Facebook lijkt zijn langste tijd gehad te hebben en samen met de mensen die uberhaupt geen Facebook hebben of de mensen die we nog niet toegevoegd hebben, kun je er dus vanuit gaan dat je een redelijk deel van de leden niet bereikt met je boodschap. Neemt niet weg dat bijvoorbeeld een oproep om te zien of er morgen iemand zin heeft om mee te gaan duiken er prima op kan.

De pagina is openbaar. Dat betekent dat we die behalve als extra ingang voor de website (alle nieuwe berichten op de website worden ook automatisch op Facebook geplaatst) we met de Facebook pagina ook een visitekaartje voor de vereniging af geven. Zijn er dus leuke foto’s, is er iets grappigs gebeurd, gaan we iets organiseren, kortom alles wat Gejo zo leuk maakt, zet dat alsjeblieft op de pagina en niet op de besloten groep. Als we dan zo leuk zijn, mag iedereen dat toch zeker weten. Nadeel is wel dat je beheerder moet zijn om iets op de pagina te plaatsen. Mocht je dat niet zijn en wel willen, laat het dan even weten, dan voeg ik je toe. Als je toch de besloten groep wilt gebruiken, deel dan het openbare bericht in de besloten groep.

  • De website is ook een prima middel om te communiceren en een visitekaartje af te geven. Niet zo vluchtig als Facebook, toegankelijk voor iedereen en met volledige vrijheid om alles te plaatsen en te organiseren. Als je een bericht op de website wilt plaatsen dan heb je twee keuzes: je mailt het bericht naar Willem en die zorgt dat het op de website komt. Of je plaatst het natuurlijk zelf. Mocht je daar nog niet de rechten voor hebben, laat het dan even weten, dan regelen we dat.