Werkzaamheden bestuur
‘Wat doet zo’n bestuur nou eigenlijk’, vroeg iemand me van de week. ‘Het is allemaal zo onzichtbaar’. ‘Het is allemaal ook behoorlijk saai’, zei ik. ‘Maar kun je er niet eens een stukje over schrijven voor de buddybriefing’, zei degene, die we voor het gemak even Willem zullen noemen. Ik twijfelde, want boeiend zou dat stukje absoluut niet worden. Maar na enig aandringen van Willem ging ik toch door te knieën en beloofde ik een stukje. Ik zal daarin niet vertellen wat ieder individueel bestuurslid doet. Want ieder heeft zo zijn taken. Wat John allemaal als penningmeester uitvreet, weet ik niet tot in detail. Evenals wat de voorzitters van de verschillende commissies en de commissieleden doen. Die doen veel, dat is duidelijk te zien aan de veelheid aan activiteiten en opleidingen die je op de website kunt zien. Maar ik beperkt me even tot mijn eigen activiteiten, aan de hand van mijn agenda in de maand november. Allereerst zijn er dagelijkse activiteiten, zoals het controleren van de mailbox van GEJO. Het afgelopen jaar blijk ik 227 mailtjes te hebben beantwoord. Meestal gaat het om verzoeken om informatie: wat kost lidmaatschap, wat kan ik bij jullie met mijn PADI open water brevet, waar kan ik mijn fles laten keuren, wanneer is er weer een introduik. En ook hele andere vragen: kan ik duiken als ik ongesteld ben, hebben jullie informatie voor mijn werkstuk over kwallen, is het goed als ik bij wijze van verjaardagsfeestje voor mijn familie met 15 man op jullie introductieduik kom (NEE!). Dan de agenda er even bij, wat heb ik allemaal in november gedaan. Daar staat onder meer in: 4 november: Overleg Zwembadhuurders. Dit is een overleg van alle huurders van de Utrechtse zwembaden, met de directies van deze baden en de gemeente Utrecht. Het bijwonen van deze vergaderingen is een ware verzoeking. Er zijn bij die vergaderingen een twintigtal mensen van allerlei zwem- en duikverenigingen aanwezig. Daar zitten een aantal doorgewinterde vergadertijgers tussen. Iedere komma en punt wordt minstens drie vergaderingen lang besproken. Er zitten mensen bij die bijna beginnen te kwijlen wanneer ze een foutje in de notulen van de vorige keer ontdekken. Want dat betekent dat er weer genoeg stof is voor vele volgende vergaderingen. Zo wordt er nu al meer dan twee jaar vergaderd over een protocol, waarin is vastgelegd wie er precies verantwoordelijk is wanneer er in het zwembad een ongeluk gebeurt. Iedere keer weet iemand wel weer een puntje te vinden waar hij of zij het niet mee eens is, zodat we inmiddels vier verschillende versies van het protocol hebben ontvangen, maar niemand heeft ze nog ondertekend. Het enige tastbare resultaat dat al die vergaderingen tot nu toe hebben opgeleverd is het toezichthoudersexamen, dat een aantal leden van de verenigingen ieder jaar moeten afleggen. Een ander resultaat is dat de rare verhoging bij de ingang van zwembad Den Hommel is verwijderd, zodat we niet meer te maken hebben met duikflessen die bijna tegen de kofferklep van je auto springen als je erover heen rijdt. In de laatste vergadering is ook besloten dat er nog dit jaar in Den Hommel een calamiteitenoefening zal plaatsvinden. Het kan dus zijn dat we tijdens een van onze zwembad lessen worden onderbroken, omdat we met zijn allen moeten doen alsof er brand is en het zwembad moeten ontruimen. 9 november: Bestuursvergadering. Er staan enkele belangrijke punten op de agenda. Zoals het voorstel tot contributieverlaging, de vaststelling van de datum van de Algemene Ledenvergadering (ALV) en een aantal wijzigingsvoorstellen in het huishoudelijk reglement. Van de bestuursvergaderingen kan worden gezegd dat ze vaak heftige discussies bevatten. Voor- en tegenargumenten vliegen als warme broodjes over de tafel. Toch lukt het iedere keer weer, tegen de tijd dat Tamara de borrelnootjes en drankjes serveert, tot consensus te komen. Soms ga je naar huis met het idee dat je op aardig wat punten je zin hebt gekregen, soms zijn al je goedbedoelde voorstellen onder de tafel verdwenen. Maar dat hoort nu eenmaal bij de regels van het spel. 15 november: Contributiebrief schijven en mailen naar het bestuur voor goedkeuring. Een van de vragen waarmee we in het bestuur zaten, behalve de contributieverlaging, was: kunnen we als bestuur een voorlopige contributie vaststellen of hoort de ALV dit te doen. Natuurlijk is het de ALV die dit hoort te doen. Maar de ALV is pas in februari. Waarom dan niet eerder een ALV? Het antwoord op die vraag is: omdat de ALV ook de begroting van afgelopen jaar moet vaststellen en die is er nog niet voordat het jaar voorbij is. Daarom hebben we ervoor gekozen de ALV in het begin van het nieuwe jaar te houden. Dat neemt niet weg dat de ALV nog altijd kan besluiten de contributie die het bestuur voorlopig heeft vastgesteld af te keuren en het bestuur kan opdragen alsnog een verhoging/verlaging door te voeren. Dat zou een kluit extra werk opleveren, maar we besluiten dat risico te nemen. 16 november: de voorstellen voor wijziging van het huishoudelijk reglement verwerken en naar de commissie die het huishoudelijk reglement (de commissie Van Rhenen) aan de statuten toetst opsturen. 19 november: Vanmorgen alle ca. 170 brieven en adresstickers van Manon, de tweede secretaris van het bestuur, ontvangen. Nu moeten nog alle brieven in de enveloppen en voorzien worden van GEJO stempel, adressticker en postzegel. Gelukkig heb ik van die handige apparaatjes die, wanneer je er een paar euro instopt, dat geheel automatisch doen: Kinderen! 21 november: Met een zucht alle contributiebrieven in de postbus gestopt. Dan realiseer ik me dat ik helemaal vergeten ben een brief te maken voor de donateurs. Weer aan het werk. Een uurtje of twee later zijn die gelukkig allemaal ook op de post. 22 november: Vergadering bijwonen van de activiteitencommissie. Normaal gesproken is het bestuur daar niet bij, maar omdat er wat onduidelijkheden zijn waarover deze commissie opheldering wil gaan Erik, Eelco en ik er naartoe. Gezamenlijk komen we overal prima uit. Maar het anonieme commissielid die we voor het gemak even Willem hebben genoemd (zie begin van dit epistel) weet me te overtuigen dat ik nog een stukje voor de Buddybriefing moet schrijven. 26 november: Stukje schrijven voor de buddybriefing. Bij deze. Eric de Kluis Secretaris Duikteam GEJO | 
